Por lineamientos fiscales del SAT la empresa está obligada a reportar cuando se recibe un ingreso de forma anticipada, para poder generar este tipo de documentos tenemos dos reglas presentes:
1.- Ante el SAT pueden existir varios depósitos para un proceso, sin embargo, solo se obtendrá una factura final.
2.-El documento de anticipo y la factura final deberán de compartir los mismos datos del receptor.
A continuación, se ilustrará los dos escenarios vigentes para aplicar de manera correcta el proceso de anticipos:.
GENERACIÓN ANTICIPOS EN OPERA
Si el cliente requiere facturar , se tendrá que solicitar los datos para facturación, en caso de que no requiera factura , se tendrá que emitir el documento a público en general.
En todos los casos en el que el cliente realice un pago anticipado previo a su fecha de llegada , se tendrá que realizar una "factura de anticipo", este proceso se basa en los lineamientos del SAT publicados en el Anexo 20, apéndice 6, menciona: “Si hay un depósito antes de recibir un bien, servicio o mercancía la cantidad se debe de reportar ante el SAT y se deberá generar una factura por cada anticipo por el monto correspondiente, una vez que se brinde el servicio y/o mercancía se deberá generar una factura final por el total de la operación y una nota de crédito por cada anticipo”.
El equipo de recepción tiene que realizar 3 acciones:
1. Llenado de información en el perfil correspondiente.
2. Llenado información de la opcion “facturar anticipo A” dentro de la reserva.
3. Posteo del depósito en Opera
1. Llenado de información fiscal
Anticipo para persona física:
• En la vista de reservación dar clic en el botón “guest name” e ingresar los datos de facturación del receptor.(ilustración 1)
Ilustración 1 (señala el apartado para la información del huésped)
Anticipo para persona moral:
• Para facturación de una agencia o compañía dar clic en el botón “Agent, Company, Group” e ingresar los datos de facturación del receptor (ilustración 2)
Ilustración 2 (señala el apartado para la información de la compañía o de la agencia)
En ambos escenarios se deberán ingresar dentro profile se tendrán que ingresar los siguientes datos: (ilustración 3), (ilustración 3.5)
• RFC
• Razón social
• Dirección fiscal
• Régimen Fiscal
• Uso CFDI
Ilustración 3 (ventana de un perfil individual)
Ilustración 3.5 (perfil compañía)
2. Llenado información opción “facturar anticipo A”
Dentro de la reserva identificar el campo “facturar anticipo A” (ilustración 4), al seleccionar el menú de selección donde se definirá las variables del anticipo a facturar. (ilustración 5)
Ilustración 4 (sección "facturar anticipo A")
Ilustración 5 (menú de selección)
Sección tipo anticipo:
• Hospedaje: calcula IVA E ISH
• Otros: calcula IVA
• Banquetes: calcula IVA
Sección receptor factura:
• Factura huésped: tomará los datos del huésped que están en la reserva.
• Factura compañía: tomará los datos de la compañía que están en la reserva.
• Factura agencia: tomará los datos de la agencia que están en la reserva.
• Factura público nacional: enviara de manera automatica los datos de un RFC a público general (XAXX010101000).
• FP extranjero agencia: este tomara la direccion que se encuentre en el perfil de agencia enviando los datos del receptor público general extranjero y el pais debe ser distinto a méxico.
• FP extranjero compañía: este tomara la direccion que se encuentre en el perfil de compañía enviando los datos del receptor público general extranjero y el pais debe ser distinto a méxico.
• FP extranjero huesped: este tomara la direccion que se encuentre en el perfil de huesped enviando los datos del receptor público general extranjero y el pais debe ser distinto a México.
Sección forma de pago:
• Se visualizarán las formas de pago que se encuentran dadas de alta.
Reglas:
Durante este proceso solo se podrá elegir un "tipo de anticipo" por cada reserva en el módulo de facturación anticipo A (ilustración 18), ya que en este proceso no se pueden mezclar los escenarios, de hospedaje, otros y misceláneos, porque se podría generar un desajuste de importes.
No es posible realizar movimientos de un depósito entre distintas reservas, porque se rompería la relación y no les permitirá generar el check out. (ilustración 6)
Ilustración 6 (ventana de la sección "facturar anticipo a", se ilustra como se debe seleccionar la información correspondiente.)
Dar clic en el botón “ok” para guardar la información seleccionada. (ilustración 7)
Ilustración 7 (se señala la sección "facturar anticipo a" con los datos ya seleccionados)
3.-Posteo del anticipo
Para el posteo del depósito dentro de la reserva ingresar al menú de “options” y seguido clic en el botón “Deposit/CXL,”. (ilustración 8)
Ilustración 8 (opción "depositcxl")
Dar clic en el botón payment , seguido ingresar las credenciales de cajero.
Ilustración 9 (ventana de aplicación de depositos)
Ilustración 9.1 (Login)
Dentro de la opción “reservation deposit payment” ingresar el monto del depósito y su respectiva forma de pago, finalizando con clic en el botón de “ok”. (ilustración 10)
Ilustración 10 (reservation deposit payment)
Se visualizará de la siguiente forma: (ilustración 11)
Ilustración 11 (deposit cancelation)
En la reserva, en el campo de guest balance se visualizará el saldo a favor del huésped. (ilustración 12)
Ilustración 12 (reserva con saldo a favor del huésped)
Durante la implementación, la propiedad debe solicitar a su implementador de NUNSAM el tipo de flujo utilizara para el procedimiento de anticipos. (manual/automático)
Procedimiento en NFACT.
Existen dos escenarios configurables para el procedimiento de anticipos.
1. Timbrado automático
2. Timbrado Manual
1.- Timbrado Automático: Este procedimiento timbra los depósitos posteados en el día y se enviará una notificación mediante correo electrónico con los resultados del timbrado.
2.-Timbrado Manual: Con este proceso se activará un módulo llamado “anticipos Opera” donde se mostrarán todos los depósitos que se encuentran pendientes por facturar. (ilustración 13)
Ilustración 13 (módulo “anticipos Opera")
En este escenario, la propiedad designara el/los usuarios que podrán timbrar depositos desde este módulo, este podra timbrar uno o varios registros.
Facturación de solo un registro:
Una vez ubicado el depósito, se debe realizar la selección con el botón del costado izquierdo y seleccionar el botón de ‘facturar’ para concluir el procedimiento. (ilustración 14)
Ilustración 14 (selección de un registro en el módulo anticipos Opera)
Facturación de varios registros:
Una vez ubicados los depósitos, se debe realizar la seleccionar el botón de seleccionar todos/ninguno, una vez seleccionados todos los registros, se debe dar click el botón de ‘facturar’ para concluir el procedimiento. (ilustración 14.5)
Ilustración 14.5 (selección de varios registros en el módulo anticipos Opera)
Los registros que no cuenten con la información completa o los datos del receptor se encuentren erróneos no podrán ser facturados, la corrección de esta información se deberá actualizar desde la reserva en Opera. (ilustración 14.6)
Ilustración 14.6 (registro de anticipos con error de información)
Para la corrección de esta información, primero se tendrá que ingresar al pms/perfil para realizar el cambio, posteriormente se tendrá que ingresar a la opción “Configuración” dentro del menú principal de Opera para el reenvio de esta información. (ilustración 15)
Ilustración 15 (menú inicial de opera)
Seleccionar la opción “external”, posteriormente ingresar a “file exports”. (ilustración 16)
Ilustración 16 (módulo “configuration" en opera)
En la siguiente ventana seleccionar “depósitos nunsam manual”, confirmar con el botón de “generate”. (ilustración 17)
Ilustración 17 (export file list)
Asegurar la selección “generate”. (ilustración 18)
Ilustración 18 (export file types)
Seleccionar la fecha en la que se posteo el depósito. (ilustración 19)
Ilustración 19 (export by date)
Una vez seleccionada la fecha, se debe dar clic en el botón “start” y comenzará la reprocesamiento de la información actualizada. (ilustración 20)
Ilustración 20 (export file types se visualiza que está generando una solicitud.)
El sistema solicitará una confirmación de la generación del archivo txt. (ilustración 21)
Ilustración 21 (ventana ¿requiere ver los datos del reporte?)
Se mostrará los el número registros que conformaran el archivo, se tendrá que seleccionar el botón “gen.file”. (ilustración 22)
Ilustración 22 (export data list)
Se mostrará el nombre del archivo, al seleccionar el botón “ok” se finalizará el proceso de actualización de la información dentro de las reservas. (ilustración 23)
Ilustración 23 (export)
Una vez finalizado el procedimiento se podrá visualizar el registro en la vista de “export data list”. (ilustración 24)
Ilustración 24 (export data list con un registro generado)
Podrás confirmar esta actualización de manera inmediata en tu portal NFACT en el módulo “anticipos Opera”.
Escenario operativo 1.
Siguiendo lo estipulado en el anexo 20, apéndice 6A sección I; en el proceso de anticipos se deben emitir los siguientes comprobantes:
1. Facturacion de los ingresos recibidos previamente como documento tipo anticipo. (antes del check in)
2. Emisión de documento tipo ingreso, denominado factura final por el valor total de la operación, el cual tendrá la relación con el anticipo con la clave “07: CFDI por aplicación de anticipo” (en el momento del check out)
3. Emisión del documento tipo “egreso”, el cual irá relacionado con la factura final por el valor total de la operación con el tipo de relación “07: CFDI por aplicación de anticipo” (en el momento del check out)
Teniendo en cuenta lo anterior solamente habrá una factura final por un proceso de anticipos, por lo que en el billing se generan los posteos con el código “deposit transfer at check in”. (Ilustración 25)
Nota: La ventana 1 de Opera, no permite realizar ruteos porque conserva los datos del titular de la reservación, en los casos donde el anticipo se emitió a un RFC distinto del titular de la reservación se deberá routear una de las ventanas del billing al rfc que se emitió el anticipo, según sea el caso, con el posteo del Deposit Transfer at checkin.
Nota: En este escenario, es imprescindible cerrar primero la ventana donde se registran los depósitos y, posteriormente, cerrar la segunda ventana.
Ilustración 25 (billing con anticipos)
Escenario operativo 2
Por disposición oficial de SAT la factura de anticipo (depósito) como la factura de consumo final tienen que compartir los mismos datos de Receptor:
1. En el caso que los datos del receptor del anticipo y factura final sean los mismos, la factura final se generará inmediatamente al momento de realizar la salida y generará automáticamente las notas de crédito correspondientes.
2. En el caso que los datos del receptor del/los anticipo(s) y la factura por el consumo final no coincidan, el sistema detectará este escenario y por consiguiente cancelará los anticipos que contengan un RFC receptor diferente al de la factura final, la factura final quedará pendiente por facturar en el módulo Anticipos Opera” una vez los anticipos estén cancelados se deberá generar la factura, seguido se refacturarán los anticipos con los datos correctos, se generará la factura final y posteriormente se generarán las notas de crédito correspondientes.
Ejemplo:
Reserva_4804291
En esta reserva se han emitido dos documentos de anticipo, donde se puede identificar que los datos del receptor son distintos. (ilustración 26)
Ilustración 26 (anticipos de la reserva 4804291)
Se podrá dar check out a la factura final, el sistema detectara los documentos emitidos por la reserva y si los datos del receptor no coinciden se enviarán a cancelar los documentos con receptor distinto. (ilustración 27)
Ilustración 27 (anticipos de la reserva 4804291 cancelados)
Posterior a este procedimiento el registro de la factura por el consumo final se encontrará en el módulo de “anticipos Opera”, en espera de que los anticipos estén completamente cancelados; en caso de que sea un comprobante con aceptación, se deberá esperar hasta que el receptor acepte la cancelación o se acepte tácitamente, la factura final se identificará con el número de la reserva y con la leyenda ‘factura final’ en color naranja, una vez cancelado el/los anticipo(s) el sistema le permitirá al usuario seleccionar nuevamente el registro y timbrar la factura por el consumo final de anticipos. (ilustración 28)
Ilustración 28 (factura final de anticipo pendiente por facturar en el módulo de anticipos opera)
Este procedimiento se ejemplificará utilizando los números resaltados en la (ilustración 29):
(1) Los comprobantes de anticipos que están timbrados con RFC diferente al de la factura final serán cancelados.
(2) Se emiten los nuevos comprobantes de anticipos con RFC receptor correcto.
(3) Se emite la factura final.
(4) Se generarán las notas de crédito correspondientes a los comprobantes de anticipos emitidos al mismo receptor.
Ilustración 29 (comprobantes emitidos en un proceso de anticipos)
Escenario operativo 3
Este procedimiento aplica únicamente en los escenarios donde se requiera agregar observaciones en el concepto de la factura, para este procedimiento la activación se debe solicitar al equipo de soporte técnico NUNSAM.
En el módulo de comentarios dentro de la reserva podrán agregar información adicional que se podra visualizar en el concepto de la factura al timbrar. (Ilustración 30)
Ilustración 30 (ventana de reserva)
Una vez timbrado el documento, esta información se podra observar en la descripción del anticipo. (Ilustración 31)
Ilustración 31 (ventana de reserva)
En el xml estas observaciones las podremos visualizar en la descripción del concepto. (Ilustración 32)
Ilustración 32 (observaciones anticipos xml.)
Escenario operativo 4
No se debe realizar movimientos de un depósito entre distintas reservas, debido a que el procedimiento relaciona directamente en la reserva donde se realiza el registro del deposito, se se mueve a otra reserva , esta perdera la relación impidiendo realizar el check out.
Escenario operativo 5
Cancelación de algun anticipo ya timbrado; Al realizar el check out, NFACT realizara identificara todos los depositos registrados en cada reserva si no han sido facturados o en su caso cancelados no se podra dar salida.
Para poder dar salida en caso de cancelar el documento se tendra que generar nuevamente de manera manual, unicamente en el paso 5 del procedimiento se debe seleccionar el checkbox de 'Emitir comprobante como anticipo' (Ilustración 32.5)
Ilustración 32.5 (Check box emitir comprobante como anticipo)
Al seleccionarlo se tendra que agregar la información que relacione la reserva a este documento, posteriormente a que sea timbrado de manera correcta ya se podra realizar el checkout. Ilustración 32.6
- Ilustración 32.6 (relacion de la factura manual con reserva)
Pago anticipado a la estancia.
Este proceso no es considerado como anticipo, este se utiliza para postear un pago dentro del billing al igual que el proceso de anticipos se tiene que realizar el registro antes check-in y el mismo día de la llegada del huésped.
Dentro de la reserva tendremos que ingresar al menú de “options”. (ilustración 33)
Ilustración 33 (ventana de reserva)
Este registro se realizará desde el “billing”, el cual no se encontrará activo (ilustración 34) para conocer su activación observar a partir de la (ilustración 40).
Ilustración 34 (ventana de la opción "options" de la reserva)
Dentro del billing se tendrá que realizar el posteo del pago en el menú de “payment”. (ilustración 35)
Ilustración 35 (billing)
Se tendrá que ingresar la forma de pago, moneda y registrar el monto y confirmar con el botón de “Post”. (ilustración 36)
Ilustración 36 (ventana de aplicación de “payment”)
Se tendrá la opción de imprimir o no el registro de pago. (ilustración 37)
Ilustración 37 (ventana ¿desea imprimir el recibo?)
Se podrá visualizar el posteo del pago dentro del billing. (ilustración 38)
Ilustración 38 (billing con un posteo de un "payment")
En la reserva se reflejará el saldo a favor del cliente y la reserva estará en estado “due in”. (ilustración 39)
Ilustración 39 (ventana de reserva con un saldo a favor del huésped)
Para la activación del billing se debe seleccionar el botón de “privileges” dentro del menú de la reserva (ilustración 40)
Ilustración 40 (ventana de la opción "options" de la reserva)
Se tendrá que activar el check box “pre stay charging” y dar clic en el botón “ok” para guardar los cambios, esto habilitará el billing. (ilustración 41)
Ilustración 41 (privileges)
Escenario operativo 4
En los escenarios donde el anticipo haya sido timbrado de manera manual, se debe de eliminar el registro del depósito en el módulo “anticipos opera” donde se encontrará pendiente por facturar, unicamente se debe seleccionar el depósito que se requiere cancelar dando clic en el checbox que se encuentra de lado derecho de cada registro. (ilustración 42)
Ilustración 42 (módulo anticipos opera)
Una vez seleccionado, dar clic al botón de “cancelar” para continuar con la cancelación de este registro.(ilustración 43)
Ilustración 43 (checkbox de cancelación)
El sistema solicitará una confirmación de este procedimiento (ilustración 44)
Ilustración 44 (aviso de confirmación)
Se tiene agregar el motivo por el cual se está cancelando el registro. (ilustración 45)
Ilustración 45 (motivo de cancelación/anulación de anticipos)
Al finalizar el procedimiento, se mostrará el mensaje de confirmación y ya no se visualizará este registro. (ilustración 46)
Ilustración 46 (mensaje de confirmación)
En caso de necesitar que se reactive este registro, se tiene que enviar la solicitud directamente a soporte NUNSAM.